沧井化学工业股份有限公司信息化实施案例 |
1、项目背景简介
沧井化工全称沧井化学工业股份有限公司，是沧化集团和日本三井物产株式会社合资兴建的PVC工程，位于河北省黄骅大港附近，总投资10亿元，下属EVCM厂、AVCM厂、PVC厂、公用工程厂、热电厂、维护厂等，生产能力为：VCM24万吨／年、PVC树脂23万吨／年、水泥39万吨／年。全部生产技术与关键设备由国外引进，具备当今世界先进水平。
2、系统规划和选型
在ERP产品选型前，沧井化工的项目选型组根据公司实际，带着大量的切实可行且实施后能明显改进的设想，详细地考察了类似企业的ERP实施和应用情况，通过对国内外大量的软件分析，甚至对部分软件实际情况进行模拟，最后项目选型组一致同意，选用北京华夏新达科技股份有限公司的新世纪／ERP软件。 项目选型组认为：新世纪／ERP虽然是国内企业的软件产品，但北京华夏新达公司拥有一批对中国化工企业的管理特点、流程、弊端非常了解、对国际先进管理理念非常熟悉的管理咨询和软件开发队伍，致力于推进化工企业管理上水平、上台阶，业务范围覆盖管理咨询、软件开发、项目实施等领域，其产品新世纪／ERP非常符合化工行业的特点和需求，曾被原电子工业部和化学工业部确定为在化工行业唯一推广应用的管理信息系统。故一致提议选择新世纪／ERP作为沧井化工的管理系统解决方案。
1998年11月，沧井化工与华夏新达公司签定正式合同，开始项目的实施工作。项目主要子系统有生产管理、库存管理。采购管理、销售管理、帐务管理、应收管理、应付管理、固定资产管理、人力资源管理、工资管理、设备管理、质量管理、备品备件管理、DCS数据采集接口等，并预留与上属集团管理系统的接口。
3、客户化功能开发 （1）设备及备品备件管理
在旧管理模式下，沧井化工的设备管理人员对设备的运行状况、维修状态、备件库存情况不清楚，而库房保管人员对备件的用途也不清楚，设备管理与备品备件的库房管理脱节，尤其是在全厂大修期间，矛盾尤其突出。实施人员根据这一具体情况，对备品备件与关键设备建立了编码对应的解决方案。在软件中实现了设备管理可通过设备编码清楚地了解设备的维修状态，维修所需备件的种类、型号、库存数量和库房位置，并可根据大修计划和检修计划，科学计算生成用料计划，然后自动生成采购计划。
（2）生产数据的控制和分析
沧井化工生产过程自动化控制程度达98%，全部采用DCS系统控制，控制系统采用HonyWell和日本横河两套系统。根据这一情况，实施人员分别为Honywell和横河系统开发了网关软件，实现了管理人员通过ERP管理软件能实时查询和记录生产过程控制的重要参数和指标，满足了管理人员实时监控的要求，同时实现了对历史数据的记录、分析功能。
（3）销售在途发货业务的处理
虽然新世纪／ERP中销售和应收模块功能已经相当完善了，但在沧井化工仍遇到了问题。沧井化工的销售方式很多，如一次合同分期发货、先发货后付款、先付款后发货及分批发货、集中结算等等。而且液体化工产品运输中会出现亏吨现象，此外还有一些其他问题。这些问题虽然在新世纪／ERP的设计中己有一定的考虑，但应用到实际环境中仍存在一定的问题。实施人员在进行了细致的需求分析后，不仅妥善地处理了以上问题，还提供了多种查询、分析功能，为及时调整销售政策提供了强有力的辅助决策功能。
（4）库存管理客户化修改
在原有估价入库、先进先出、后进先出、计划单价及个别计价等多种材料核算方式的基础上，根据化工产品的特点，设置了批次管理及失效期管理，并提供了相应的后续管理和分析功能，满足了化工企业的管理需要（注此功能己增加到了新世纪／ERP标准模块中）。
（5）其他功能的客户化工作
出于新世纪／ERP本身就是为过程化制造企业开发的产品化软件，故大部分模块都基本符合沧井化工的要求，需做的客户化除以上四点外，只需再做一些基本管理资料和信息资料的录入工作，这样既大大缩短了实施周期，降低了二次开发的费用，也避免了由于大量改写程序引起BUG （软件由于编制时考虑不全面造成的缺陷）的出现。
4、实施过程简介
（1）需求初步调研及签订合同 在签定合同前，需对企业的具体需求进行初步调研，确定企业管理现状、实施模块及具体内容、实施难度和实施进度，从而估计工作量，为合理安排实施周期、洽谈进度及配合条件做好准备，以便签订的合同更完善，可执行性更强。在签订合同前，华夏新达公司的管理咨询专家也对沧井化工的管理体系和业务进行了较详尽的了解。
（2）需求详细调研和程序客户化
在签订合同后，华夏新达公司的管理咨询专家和实施人员对沧井化工进行了完整、全面、细致的调研，在各职能单位具体业务人员的配合下，全面了解了沧井化工的业务流程，了解各职能单位现行的业务范围、管理流程，并提出流程重组方案。此方案要做到既能被用户接受，又能给用户带来可观的效益和明显的改进，只有这样才能保证软件实施的成功率。 要实施和应用好ERP软件，一些必要的二次开发是不可避免的，但华夏新达项目负责人必须把握好开发过程和开发量，从不同的实施阶段、开发的难度、对改进流程的帮助程度等方面来考虑二次开发的必要性，并做好控制。在业务需求说明书和系统功能需求说明书由项目负责人提交书面文档后，研发部作出客户化进度并进行具体的客户化工作，实施部项目组负责跟踪其客户化的进度，随时了解客户化的情况，当项目客户化完成后，研发部提交整个项目的安装程序和经过整理后的数据库，实施部项目组依据业务需求说明书和系统功能说明书进行业务验证，并记录《客户化验证测试记录》。
（3）数据准备
由于沧井化工原本管理基本上都是文字资料，而且是纸介质的，因此在程序试运行前，就必须对现有数据做大量的准备、整理、录入等工作。一个好的管理系统，也必须有一套设置科学、结构合理、前后统一、完整、全面的数据体系结构支持。在沧井化工，需处理的信息有：原材料、半成品、成品、外购件、外协件等的编码；物料清单B0M（工艺流程和配方）信息；客户信息；供应商信息；仓库信息；生产线信息；设备信息；部门、人员信息；财务信息。此外还有价格政策、销售（采购）合同规范，以及各种科学的类别划分等。这项工作需投入大量的人力物力，由沧井化工的信息中心工作人员、具体业务人员和华夏新达的实施人员密切配合完成。
（4）人员培训
管理软件的使用效果很大程度上取决于使用人员对管理软件的了解程度，因此必须对相关人员进行必要的培训工作。培训内容分为三部分：一是对管理思想、ERP管理理论的培训，二是对具体操作人员的业务培训，三是对信息中心系统管理、系统维护、数据备份等操作人员的培训。
根据实施的进度和时间安排，培训工作在各阶段中穿插安排。在需求调研和数据准备阶段，对沧井化工项目组的工作人员进行培训；在项目的全过程中对项目组中的系统管理、维护人员进行现场培训，并在项目试运行中组织系统培训；在项目试运行前对具体操作人员进行现场操作和理论培训；在项目实施前和试运行基本稳定后分两次对沧井公司领导进行实施功能，效果和操作过程培训。以上培训中对公司领导的培训最为重要，一方面，领导的重视可大大提高所有参与人员对项目的重视，从而提高项目实施的成功率，另一方面，只有领导了解软件的作用，并真正在工作中发挥作用，才能真正发挥软件的作用。
（5）软件的安装和初始化
成品软件经过客户化后，可满足双方协议中对软件的特殊要求，在做好了数据准备工作、软件二次开发工作和硬件、系统软件的安装调试后，就可以安装软件，进行初始化的各种设置工作。
（6）系统试运行。调试阶段
初始化完成后，就进入软件的试运行阶段。试运行阶段是对所有准备工作的考验，虽然沧井化工的工作人员素质很高，但由于是第一次接触大型管理软件，对软件的具体功能又不十分了解，因此在试运行过程中提出一些新的要求，华夏新达公司的实施工程师经过不断的调试，以最少量的开发工作，满足了客户的要求。
（7）系统实际投入运行、维护阶段
经过一段较短时间的试运行后，软件达到客户要求，就可以进入实际运行阶段，这段时间虽然程序的改进工作比较少了，但由于大量的刚经过简单培训的员工开始实际操作，因此会出现大量的问题，这些问题在沧井化工系统维护人员和华夏新达实施工程师的努力下，一一得到解决。在这段时间，由于全部的实际业务在新软件系统和旧手工系统同时执行，所以既可以从各个方面检验软件的可靠性，又避免了由于软件问题对业务造成太大的影晌。
（8）系统正式运行
经过实际运行检验，不再有各种问题存在。为降低工作量，采取成熟一个模块，切换一个模块，彻底取代原来的手工方式。到2000年元月，全部业务工作己转移到了计算机上。
5、沧井化工实施ERP后管理的变革
（1）管理扁平化，减少了管理层次，缩短了决策周期；
（2）管理部门节约了人员，提高了效率，大大降低了程序化操作工作所占的比例；
（3）沧井化工的领导和有关部门对产品成本构成可随时了解并加以控制，成本核算 可以和生产过程同步，实时提供各种成本数据；
（4）沧井化工的领导可随时了解企业资金分布状况和流向；
（5）沧井化工的领导可随时监督各关键设备的工作状态，可随时远程查看各DCS工作状况，及时采取措施；
（6）可根据市场情况和需求量确定合理的储备量和库存数量；
（7）供应部门可根据生产计划和物料需求计划，制定中长期稳定的订货计划，或进行业务"外包"，降低采购成本；
（8）销售部门可判断合同能否履约，可制定中长期销售计划，可适时调整销售策略，可根据情况合理调整产成品库存；
（9）车间管理人员可实时调度、监督各岗位，管理整个生产流程的重要数据，保证安全高效生产；
（10）可随时进行各种统计、查询、分析工作，可生成各种统计报表。
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